Quer fazer um evento ao ar livre? Saiba quais cuidados tomar

📅 Atualizado em 21/10/2019

Fazer eventos ao ar livre tem suas vantagens e, também, suas especificidades na hora do planejamento e execução. Diferentemente das solenidades realizadas em ambientes fechados, esse tipo de festa requer cuidados para garantir que tudo saia conforme o desejado. Você sabe com que se preocupar para não contar com imprevistos no dia?

Neste post, você poderá conferir os pontos que vão tornar os seus eventos ao ar livre uma maravilha do início ao fim. Comece a leitura agora mesmo!

Quais são as vantagens de fazer um evento ao ar livre?

A principal vantagem de um evento ao ar livre e feito de dia, com certeza, é a iluminação. Afinal, luz natural torna o ambiente mais aconchegante e as fotos ainda mais bonitas, não é mesmo? Caso seja feito à noite, é possível o uso de luzes indiretas, como luminárias.

Isso sem contar o contato com a natureza, que dá um certo ar de leveza. Ainda, nesse tipo de evento, é possível usar cores fortes na decoração, proporcionando muito mais liberdade.

Os móveis também podem ser mais casuais, assim como se tem a possibilidade de usar texturas e tecidos mais informais. Caso seja da vontade da organização, ao ar livre é ainda mais aceitável flexibilizar o dress code, deixando os convidados bem à vontade com suas vestimentas.

Quais cuidados tomar ao fazer um evento em ambientes abertos?

Ainda que existam tantas vantagens em fazer um evento ao ar livre, é importante ficar atento aos cuidados específicos necessários. A seguir, destacamos alguns deles.

Local

O primeiro ponto a ser pensado no planejamento de um evento ao ar livre é o local. Isso porque ele precisa comportar a quantidade de pessoas convidadas, além de ser adequado para o evento em questão.

Por exemplo, lugares com gramados podem não ser ideais para ocasiões em que haverá mulheres de salto alto. Da mesma maneira, chão de concreto pode não combinar com o estilo de decoração desejado. Por esse motivo, é preciso observar cada detalhe do local.

Um ponto comumente esquecido na escolha de locais para eventos abertos é a segurança. Ainda que sejam abertos, é preciso pensar em rotas de fuga para casos em que isso seja necessário e, é claro, ter pessoas treinadas para tais situações.

Clima

Fazer eventos em locais abertos demanda alguns cuidados para que o clima esteja adequado no dia do acontecimento. Sendo assim, além de escolher uma estação propícia, é importante ter uma ideia da pluviosidade de cada época do ano. Afinal, não adianta escolher uma época com temperaturas amenas, mas que ocorra em um período chuvoso.

Dessa forma, é fundamental pesquisar bastante e consultar com antecedência a previsão do tempo ao longo dos dias que antecedem o evento. Caso aconteçam imprevistos, é preciso sempre ter um plano B, seja outro lugar ou até mesmo a possibilidade de cobertura do local aberto.

Equipamentos

Apesar dos benefícios da luz natural nos eventos de dia, é preciso garantir os equipamentos ideais para iluminação por precaução. Isso é ainda mais importante nos eventos ao ar livre promovidos durante a noite. Sendo assim, é essencial contar com focos de luz de maneira correta e, quando for o caso, projetores adequados.

Além disso, é preciso cuidar para que a acústica esteja adequada e para que os convidados consigam ouvir as informações necessárias durante a programação. Sabe por que se preocupar com isso? Em ambientes abertos, o som se dissipa facilmente, dificultando uma boa compreensão de falas ao microfone por parte do público, por exemplo.

Quais cuidados tomar com a decoração do evento?

Eventos abertos proporcionam contato com a natureza e têm larga vantagem com luz natural em uma situação mais casual, mas exigem certos cuidados a se tomar. Até o momento, você entendeu como o local, o tempo e os equipamentos influenciam na solenidade, mas a decoração é outro ponto importante para ter sucesso no dia.

Ao escolher o local para a festa, comece a planejar o tema e os elementos decorativos que vão compor a cenografia — é por meio do cenário que você consegue passar ideias e conceitos sobre o seu evento. E atenção: reserve os melhores espaços para distribuir as mesas e as cadeiras dos convidados.

Uma dica para quem está com orçamento apertado e quer ter um evento mais despojado é colocar almofadas e toalhas no chão, criando um clima de piquenique. Por fim, cuidado com guardanapos, balões e objetos leves que podem voar no ambiente externo, devido à ventilação.

Como garantir conforto e segurança para os convidados?

Ambiente ao ar livre pode ser um grande diferencial do seu evento. No entanto, vale ressaltar que o conforto e o bem-estar dos convidados deve estar em primeiro lugar.

Antes da festa, certifique-se de que a grama está aparada e, em caso de muitos mosquitos na região, pense em disponibilizar sachês com repelente para as pessoas. Ao mesmo tempo, avise os convidados sobre precauções com o sol no horário da solenidade.

Outro cuidado indispensável envolve os banheiros. Observe a quantidade de pessoas confirmadas e, se necessário, contrate empresas de banheiro químico para evitar odores e deixar o espaço agradável para todo mundo.

Como medida de segurança, também planeje a entrada e a saída dos convidados. Ainda que essa etapa seja vista como uma das mais complicadas, é necessário gerenciar o momento com uma equipe de funcionários competente e atenta a imprevistos. Para facilitar, você pode usar métodos (como a distribuição de pulseiras) para aumentar o controle sobre o acesso ao evento.

Por que providenciar tendas para não correr imprevistos?

Você sabe que é preciso se informar sobre a previsão do tempo ao agendar o seu evento ao ar livre, mas nem sempre é possível prevenir chuvas durante a programação. Para não correr riscos, o melhor mesmo é investir em tendas, que conseguem manter o clima agradável perto da natureza, ainda que ocorra uma tempestade inesperada.

O item é indispensável não apenas nos dias chuvosos, mas também quando faz sol forte. Igualmente, distribua cadeiras para acomodar todo o público e garante que ninguém ficará com a visão prejudicada, ao se proteger na tenda.

Eventos em ambientes abertos são ótimas opções e, como visto, também arriscadas. Por isso, é preciso ter atenção às dicas — com local, equipamentos, tempo, decoração, conforto e segurança — dadas neste post e estar prevenido caso seja necessário contornar algum tipo de problema. Dessa forma, é ainda maior a chance de dar tudo certo e o encontro ser um sucesso.

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