Imprevistos em eventos: veja os mais comuns e como contorná-los!

Apesar de todo planejamento, imprevistos em eventos acontecem. Cabe a bons profissional não só tomar precauções para evitá-los, mas também se preparar para resolver o que for preciso com agilidade e eficiência e garantir a qualidade e o andamento do que foi programado.

A melhor forma de se prevenir é fazer um plano de contingência, avaliando tudo o que pode dar errado no evento e planejando soluções prévias. Para ajudar você a evitar surpresas inesperadas, listamos cinco imprevistos em eventos e preparamos algumas dicas para contorná-los. Saiba mais a seguir!

Falta ou atraso do palestrante

Atrasos devido ao trânsito são um problema comum nos centros urbanos. Por isso, se o palestrante for da cidade em que acontecerá o evento o ideal é solicitar que ele chegue ao local meia hora antes.

No caso de convidados de fora, planeje a chegada para o dia anterior ao da apresentação. Uma ótima forma de evitar atrasos com deslocamento é hospedar o convidado em um hotel próximo ou no próprio local do evento, se possível.

Além disso, confirme sempre a presença do convidado alguns dias antes e também o seu horário de apresentação. Se ainda assim acontecerem atrasos ou falta, verifique se é possível modificar o horário ou o dia da palestra e sempre mantenha os participantes informados sobre as alterações.

Equipamentos não funcionam

O palestrante está preparado, o público acomodado e então o data show não funciona. A primeira medida para evitar esse constrangimento é incluir no orçamento com o fornecedor um material para stand-by.

A antecedência também é uma aliada nesse caso. Por isso, verifique o funcionamento de microfones, luzes, projeções um dia antes do evento e, caso necessário, também treine alguém da sua equipe para manuseá-los.

Não basta que os equipamentos funcionem corretamente, é importante ter uma apresentação compatível com o sistema. Por isso, solicite aos palestrantes que enviem os materiais com antecedência e em formato de áudio e vídeo especificados.

Queda de energia

A falta de energia é um problema que pode acabar com qualquer evento. Por isso, ao pesquisar o local em que acontecerá o evento verifique se ele tem gerador. Caso não tenha, alugue um para o dia do evento.

Se falta orçamento, mantenha alguns fornecedores desse serviço apenas em sua lista de emergência e entre em contato com a companhia de energia elétrica da cidade para verificar se há algum corte programado para o dia.

Número de participantes ultrapassa o esperado

Conseguir a adesão das pessoas ao evento é uma ótima notícia. No entanto, antes de enviar os convites é importante calcular o número mínimo e máximo de participantes que você pode atender, considerando seu orçamento e o local escolhido.

Uma boa estratégia é estabelecer um prazo de inscrição para o evento. Assim, além de saber o número de participantes você poderá identificá-los e entrar em contato se for necessário.

Caso não seja possível confirmar previamente, reserve uma percentagem mínima de lugares para convidados de última hora, como acompanhante do palestrante, por exemplo.

Coffee break insuficiente ou de baixa qualidade

Contratar um buffet especializado faz toda a diferença. Além de oferecer um serviço de excelência, ele também consegue calcular a quantidade de comida necessária de acordo com o público esperado, evitando o desperdício e a falta de alimentos.

Caso ainda não tenha trabalhado com o fornecedor, combinar uma degustação do cardápio é uma ótima forma de conhecer o estabelecimento e verificar a qualidade do serviço prestado — que inclui não só a comida mas também o profissionalismo do atendimento.

Como mostramos neste texto, a melhor forma de lidar com imprevistos em eventos é ter um bom planejamento e se preparar para solucionar qualquer questão. Muitos dos problemas surgem pela má escolha dos fornecedores, por isso escolha parceiros com boa reputação no mercado e que ofereçam um serviço de qualidade.

Quer evitar imprevistos em eventos? Há mais de 50 anos no mercado, a Rede de Hotéis Mato Grosso tem grande experiência na realização de eventos, contando com uma infraestrutura completa para lidar com qualquer incidente. Entre em contato conosco e se surpreenda com a qualidade dos nossos serviços.

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