Como definir o orçamento de eventos? Saiba quais gastos considerar!

Elaborar um orçamento de eventos é um dos primeiros passos para um bom planejamento. É preciso levar em conta muitos fatores para definir com o que e quanto se pode gastar na produção de qualquer acontecimento.

Existem gastos que são fixos e que devem estar no topo das prioridades para que tudo saia conforme o esperado. É preciso também ter muita organização e cautela para se responsabilizar por essa tarefa, já que pequenos erros podem desencadear consequências negativas.

Ao elaborar um plano de gastos, é preciso levar em conta o tipo de evento desejado, objetivos, tamanho de público, entre muitos outros fatores. Você sabe o que deve ser considerado em seu orçamento de eventos? Confira nosso artigo!

Aluguel do espaço

O espaço é uma das coisas mais importantes a considerar no orçamento de eventos. Um bom espaço deve atender todas as necessidades e objetivos, precisa comportar bem os participantes e ser agradável para todos.

É essencial pedir e comparar orçamentos em locais diferentes, além de levar pontos como vaga de estacionamento, ser perto de transporte público, estar em uma região segura, possibilidade do uso de equipamentos em consideração.

Eventos diferentes exigem estruturas distintas, por isso, é preciso saber exatamente o que se quer fazer para que se encontre o melhor lugar.

Infraestrutura

A infraestrutura conta com despesas fixas e variáveis, dessa forma, é preciso ter uma ampla noção do evento para destinar o capital sem nenhum risco de faltar no final.

Defina suas despesas fixas no orçamento de evento e saiba o que é indispensável para que ele funcione. Além do aluguel do espaço, a infraestrutura conta com os equipamentos de imagem e som, equipe para os dias da realização, transportes e hospedagem dos participantes, coffee break, entre outros.

Também é preciso colocar no ponta do lápis gastos com materiais de credenciamento, brindes, divulgação, alimentação, segurança e limpeza.

Fornecedores

Bons fornecedores são essenciais para o sucesso de um evento e devem ser muito bem pesquisados antes de se optar por um ou por outro. Para isso, trace algumas regras, busque a reputação das empresas ou dos profissionais e peça indicações. Quando possível, visite o fornecedor e conheça de perto os serviços que pretende contratar.

Conte com parceiros de confiança, que ofereçam preços justos para seu orçamento de eventos e que tenham garantia de qualidade.

Inscrições

Se o seu evento contar com inscrições pagas, esse tópico também deve estar no orçamento. É necessário fazer uma boa pesquisa de mercado para precificar de forma justa, sem causar prejuízos. Entenda seu público e pense no quanto as pessoas estarão dispostas a pagar pelo benefício e experiências oferecidas.

Mesmo que a inscrição seja um capital que vai entrar no orçamento, tenha cuidado para não ficar dependente disso. Por fim, além de planejar todas as despesas fixas e variáveis, é preciso contar com um capital para emergências e imprevistos. Não deixe seus valores muito limitados e tenha margem para negociações.

Lembre que para realizar um bom orçamento é preciso pensar muito bem no porte e nos objetivos de evento, já que são eles que vão definir o que se pode e precisa ou não ter. Conte com a ajuda de planilhas e aplicativos para que a gestão financeira não saia do controle.

Cuidar de orçamento de eventos define muito sobre o sucesso dos acontecimentos, independentemente de seu porte. Você já passou por alguma situação relacionada ao orçamento de seus eventos? Aproveite que agora sabe algumas boas dicas e entre com contato conosco para conhecer nosso serviço para eventos!

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