Quais os principais imprevistos em eventos e como solucioná-los?

Imprevistos em eventos corporativos são mais comuns do que se imagina. Por mais cuidadosa que seja uma produção, a organização de congressos, seminários e afins demanda atenção redobrada para que tudo saia como manda o figurino.

Muitas vezes a falta de planejamento traz dificuldade para lidar com eventualidades, gerando um efeito dominó nos pequenos erros. Como qualquer cerimônia, todos os elementos devem funcionar como engrenagem, oferecendo o suporte certo para as outras áreas.

Conheça neste artigo quais os principais imprevistos em eventos e saiba como um planejamento correto pode ajudar a evitá-los!

De olho no relógio

As equipes de trabalho, como as de alimentação e segurança, geralmente são monitoradas pela organização do evento. No entanto, conferencistas e palestrantes se atrasam com frequência, gerando desconforto e sensação de má planejamento.

Oferecer um transporte para os participantes mais importantes é uma forma de evitar essas surpresas. Mantenha a comunicação sempre afinada, confirmando os contatos quando necessário.

Vistoria obrigatória

Outra falha muito comum é o mal funcionamento, ou mesmo a danificação, de equipamentos durante a realização do congresso. Antes de receber os convidados, é preciso fazer uma vistoria em todas as instalações elétricas e checar cada item que será utilizado.

Um kit de primeiros socorros elétricos é recomendado, podendo contornar alguns acidentes com mais material disponível.

O catering nos detalhes

Saber todos os itens servidos de alimentação é essencial para garantir que os convidados sejam bem atendidos. Por exemplo, se o evento ocorre ao ar livre durante uma manhã de verão, deixar frios descobertos pode ser, inclusive, perigoso para os participantes.

Tente desenvolver um menu em conjunto com a equipe de catering, repassando todos os detalhes de bebidas e comidas.

Fornecedores sem referência

Em ocasiões de última hora, fornecedores são contratados às pressas, pulando etapas fundamentais para o andamento da produção. Ter uma carteira de fornecedores parceiros é o mais desejável para quem trabalha com esse tipo de realização.

Caso precise de um fornecedor novo, ou diferente daqueles que trabalha, não hesite em pedir referências aos colegas para não se surpreender negativamente com a qualidade do serviço ou atrasos nas demandas.

O checklist dos imprevistos em eventos

O planejamento e a organização são a essência nos eventos corporativos de excelência. Ainda assim, os produtores devem se preparar para saber lidar caso sejam pegos em situações de imprevisto. Confira o que não pode faltar para a realização de um bom congresso:

• boa comunicação, tanto entre a equipe de produção como entre setores diferentes do evento;
• um checklist eficiente, contemplando todos os elementos da produção;
• plano de contingência, para deslocar pessoal caso precise resolver uma urgência;
• equipe bem treinada e capacitada para as funções exercidas;
• um cronograma preciso, com detalhamento de cada etapa;
• bom local de realização, com a infraestrutura que o evento solicita.

Com o nosso conjunto de medidas, se torna possível minimizar os imprevistos em eventos. Para ter uma produção eficiente, nunca é demais focar no planejamento e não deixar margem para os erros se instalarem.

Não meça esforços para realizar o congressos dos seus sonhos! Se o problema for a falta de recursos, então confira neste artigo como conseguir patrocínio e não perca tempo. Até a próxima!