5 fatores para levar em consideração antes de contratar fornecedores de eventos

Eventos de qualquer tipo exigem planejamento, preparação de orçamento, contratação de serviços e, por isso, é essencial que sejam feitas boas escolhas de fornecedores de eventos. Com prestadores de boa qualidade se garante o sucesso da cerimônia para que os objetivos sejam alcançados.

Para contratar fornecedores é preciso ter uma série de cuidados e passos importantes para contar com a melhor qualidade possível. Alguns fatores devem ser analisados e pesados para a decisão final da contratação. Listamos a seguir 5 itens importantes para você considerar, confira!

1. Levante suas necessidades

Antes de procurar por fornecedores de eventos, você precisa saber exatamente do que precisa. Sendo assim, levante tudo o que precisa para a realização e faça listas com os serviços essenciais.

Existem diversos serviços que precisam ser contratados, como desenvolvimento de imagem e peças gráficas, divulgação, locação de espaço, buffet, segurança, entretenimento, equipamentos, profissionais freelancers para credenciamento, entre outros.

Estipule prazos e veja com qual antecedência precisa contratar algo para que o serviço seja entregue sem nada de última hora.

2. Pesquise e compare

Sabendo das suas necessidades, é hora de partir para a pesquisa em busca de bons preços. É interessante buscar por aqueles fornecedores de eventos que disponibilizam vários serviços diferentes, tornando mais fácil a contratação e com maiores vantagens de preço.

Escolha parceiros já conhecidos e que sejam de referência. Avalie preços, mas também a qualidade de cada fornecedor. Desconfie de preços baixos demais e de empresas que tenham reputação duvidosa. Pesquise na internet se clientes anteriores já enfrentaram problemas com determinados fornecedores e faça as escolhas da forma mais consciente unindo qualidade e valor.

3. Conheça pessoalmente a qualidade do serviço

Se for possível, agende visitas a algumas empresas que mais se destacaram nas pesquisas e conheça pessoalmente o ambiente. Vale a pena conversar com o responsável pelo serviço contratado. Assim, é possível comprovar um pouco mais de qualidade e até mesmo garantir melhores preços.

Se você precisa de um serviço de buffet, por exemplo, marque provas do que será servido no dia. Assim você consegue escolher as melhores opções e comprovar a qualidade dos pratos. Vale também para contratação de bandas, equipamentos, entre outros.

4. Entenda a proposta

Antes de fechar o contrato, entenda exatamente a negociação. Esteja de acordo com o detalhamento das atividades oferecidas, para que nada necessário fique de fora e tenha atenção aos prazos propostos.

Além disso, seja cauteloso com os contratos, determinação de valores, cronograma de pagamentos e regras de rescisão. Esteja sempre aberto a negociação com o fornecedor e seja honesto sobre seu orçamento e detalhes importantes, como prazos e patrocínios.

5. Considere um plano B

Mesmo que sua pesquisa tenha selecionado as empresas mais bem avaliadas e com ótima reputação, vale a pena manter um plano B. Ao realizar evento, muitos imprevistos podem acontecer, até mesmo para os fornecedores.

Por isso, nunca descarte totalmente outros orçamentos e fornecedores, uma vez que eles podem salvar o evento em caso de emergências. Essa dica é válida principalmente para quem contratou um novo fornecedor de evento e ainda não tenha total confiança da entrega.

Contratar bons fornecedores de eventos é uma maneira de garantir a qualidade do serviço e aumentar a reputação e credibilidade de suas realizações. Pesquise, compare, não deixe de ouvir comentários positivos e principalmente negativos e faça uma boa escolha.

Como você contrata os seus fornecedores? Aproveite nossas dicas e coloque em prática para sua próxima organização. Quer saber mais sobre eventos e organizações? Assine nossa newsletter e fique por dentro de todo o conteúdo exclusivo em primeira mão!