Como ter o melhor planejamento de eventos para 2021 em 6 passos

🕗 Atualizado em 03/08/2020

Quem trabalha com o planejamento de evento em empresa sabe que organização é fundamental. Por isso, nada melhor que encerrar o ano já se preparando para 2021.

Quanto mais cedo você estruturar seus eventos, maiores as chances de evitar imprevistos, desperdícios e prejuízos. Consequentemente, melhor será o resultado para sua empresa e convidados.

E para você produzir eventos incríveis no próximo ano, selecionamos 6 passos para que seu planejamento seja um sucesso. Venha conferir!

6 passos para o planejamento de eventos corporativos

Para o êxito nas solenidades, cerimônias e festas de sua empresa em 2021, tudo precisa estar sob controle. A boa notícia é que, com este passo a passo, você vai conseguir produzir eventos bem-sucedidos e memoráveis.

1. Trace os objetivos

Esse deve ser o primeiro item em seu checklist de planejamento. Afinal, um evento de sucesso é aquele que atinge os objetivos estabelecidos por quem o organizou. Junto à chefia, tente responder às seguintes perguntas:

• por que vamos produzir esse evento?
• qual é o orçamento disponível?
• qual é o objetivo do evento?
• o que é necessário para conquistar esse objetivo?
• como garantir o engajamento dos participantes?
• como vamos avaliar o sucesso?

2. Crie uma equipe de apoio

Para contar com uma ajuda na organização do evento, monte uma equipe. Apresente os objetivos a esses colaboradores e crie um calendário para o cumprimento de cada objetivo.

Também é importante delegar bem as funções de todos os envolvidos. E não se esqueça de supervisionar e acompanhar cada participante.

3. Escolha os fornecedores

Se tem algo que pode arruinar um evento, é um mal fornecedor. Por isso, tenha muita atenção nessa etapa.

Faça uma lista reunindo o nome de diferentes fornecedores, realize o orçamento e pergunte sobre o tipo de serviço oferecido. E antes de contratar os serviços, investigue também a reputação do negócio.

4. Elabore um checklist com as etapas do planejamento

Durante a organização é essencial manter um checklist com todas as informações sobre o evento. Inclua nessa lista os contatos de todas as pessoas envolvidas, da equipe aos fornecedores.

Você pode utilizar ferramentas online que auxiliam no controle de tarefas, como o Google Keep, por exemplo.

5. Prepare-se para os imprevistos

O bom planejamento já conta de antemão com alternativas para solucionar possíveis imprevistos. Confira abaixo alguns dos problemas mais comuns em eventos corporativos e saiba como contorná-los.

Atrasos

Problemas no trânsito e atrasos podem comprometer a pontualidade do evento. Uma solução é a contratação de um transporte especial para levar todos os convidados ao local combinado.

Falta de palestrante

Se o convidado vem de outra cidade, organize a chegada dele para o dia anterior. Caso ele se atrase, tente reorganizar a programação do evento. E para evitar ser pego de surpresa com a falta de um palestrante, tenha sempre um plano B.

Problemas com os equipamentos

Não deixe para testar o funcionamento dos equipamentos na última hora. Outra medida é fazer o orçamento de um material de apoio caso haja algum defeito durante o evento.

6. Inove

Que tal oferecer uma experiência única aos convidados? Realize seu evento corporativo em um hotel! Ele oferece boas acomodações para os convidados, o que reduz os imprevistos com ausências e atrasos.

Além disso, você encontra instalações preparadas para receber seu evento, com salas, estacionamento e banheiros adaptados. Isso sem falar que os hotéis oferecem opções de alimentação, como coffee breaks, buffet e até jantares.

O planejamento de eventos em 2021 ficará muito mais fácil seguindo nossas dicas. Com organização e um pouquinho de inovação, os eventos de sua empresa serão um sucesso!

Gostou do nosso passo a passo? Confira também nosso post sobre as vantagens de realizar um evento corporativo em hotel.