Checklist de como organizar um evento corporativo de sucesso

🕗 Atualizado em 28/07/2020

Para conseguir fazer um evento corporativo de sucesso, é necessário planejamento. Esse tipo de evento necessita do máximo de organização para que tudo saia da maneira planejada, evitando que surpresas desagradáveis aconteçam, consequentemente, minando a experiência dos participantes e, dessa forma, ameaçando uma possível participação dele em novos projetos.

Para você não cometer erro, mostraremos quais são os principais passos para organizar um evento do zero e conseguir atingir os objetivos do seu negócio. Quer fazer do seu evento um sucesso? Então, veja tudo que você precisa. Boa leitura!

Como organizar seu evento?

Veja agora quais são as principais ações para que seu evento seja organizado e saia um grande sucesso.

Definir o objetivo

O primeiro passo para fazer um evento de sucesso é ter um objetivo claro. O que você pretende alcançar com as programações? É respondendo essa pergunta que todas as etapas serão planejadas. Pode ser para aumentar as vendas, melhorar o conhecimento de determinado produto ou serviço, ou até mesmo treinar colaboradores.

Quando a empresa se esquece desse ponto, a tendência é que a marca não consiga chegar a lugar algum.

Criar uma equipe responsável pelo evento

Além disso, é fundamental contar com uma equipe responsável pelo evento. Cada etapa necessária deve ser organizada e contar com quem será o responsável por realizá-la. Dessa forma, afasta-se os mal-entendidos, e cada um sabe bem o que deve fazer.

Além disso, quando for necessário cobrar resultados, fica mais fácil entrar em contato com apenas uma pessoa, que fará o relato sobre como está o andamento da etapa. Nesse sentido, é primordial ter um calendário, mostrando o prazo para conclusão.

Entrar em contato com os fornecedores

Cada equipe deve verificar se há algum problema com os fornecedores que estão atuando. Isso é útil para evitar que contratempos estraguem o evento. Em caso de problemas, uma nova empresa deve ser procurada.

Se isso não for feito, há chance de que a empresa não consiga realizar a etapa ou mesmo tenha que arcar com um custo alto para encontrar fornecedores que consigam entregar os produtos ou serviços a tempo.

Avaliar os resultados

A organização do evento não pára de trabalhar quando ele é finalizado. Ao contrário, tenta entender quais foram os pontos positivos e negativos. Além de relatórios realizados por cada responsável, é interessante obter o feedback dos participantes sobre as mais variadas perspectivas, como organização, programação, coffee break, checkin e informações. Dessa maneira, a empresa poderá planejar-se ainda melhor para os próximos eventos.

Para ajudar a planejar seu evento corporativo de sucesso, há diversos programas que podem ser utilizados, melhorando a gestão de todas as etapas. Alguns dos mais utilizados são: Trello, Pro Party Planner e Eventbase. Com eles, a organização será mais produtiva, diminuindo as chances de que erros que possam minar a qualidade do seu evento aconteçam. Por isso, é sempre interessante pesquisar sobre as melhores formas de organizar seus eventos.

Agora que você já sabe como organizar um evento corporativo de sucesso, é hora de entender o que não pode faltar nesse momento. Esperamos por você!