Você sabe quais são as etapas de um evento? Confira neste post

Não é de hoje que os produtores sabem o quanto é importante fazer um encontro, mas nem sempre se valoriza a organização da solenidade. Entenda, neste conteúdo, quais são as etapas de um evento para realizar um trabalho memorável e que traga resultados positivos a curto e a longo prazos para os negócios.

Para isso, saiba por que é importante fazer os planos com antecedência e compreenda quais são as etapas — seja planejamento, equipe, divulgação e orçamentos — e como proceder em cada uma delas. Comece a leitura e tire todas as dúvidas sobre o assunto!

Por que o planejamento do evento é indispensável?

Não há dúvidas de que o planejamento é a alma do evento, pois a organização envolve desde o momento anterior até o pós-cerimônia. Nesse sentido, a produção deve eleger estratégias para que o acontecimento seja um sucesso, focando em aspectos, como a verba, os objetivos, o público-alvo do encontro e, principalmente, o local que ofereça infraestrutura de qualidade.

Quais são as etapas de um evento?

A espinha dorsal de um evento é mesmo a organização, mas quais são as outras etapas para ter uma cerimônia primorosa? Para facilitar o seu trabalho, é bom dividir em três grandes etapas: o pré-evento (equipe, divulgação e publicações), a solenidade em si (recepção, credenciamento e canal de comunicação) e o pós-evento (certificados e pesquisas de satisfação).

Pré-evento

A sua checklist deve incluir, a esta altura do planejamento, os responsáveis pelo evento: staff para receber os convidados, para responder pela parte técnica do evento e até para divulgar o encontro. Falando em comunicação, pense na identidade da cerimônia, desde o nome até a data, passando pelo cronograma de atividades, as principais atrações e o local que receberá a festa. 

Em sequência, defina o endereço eletrônico por meio do qual os participantes poderão inscrever-se no evento e, caso se trate de um congresso científico, como será a escolha dos trabalhos e, por consequência, quem participará da banca examinadora.

Evento

Este ponto começa pela recepção, para a qual você precisará designar uma equipe que se encarregue por conferir a inscrição, a entrega de kit do participante e a montagem do coffee break. No credenciamento, os responsáveis devem conferir os dados dos participantes com agilidade e marcar a presença dos inscritos.

Ao longo do evento, porém, é importante manter um canal de comunicação com os integrantes para evitar imprevistos. Sempre que possível, inclua sorteios na programação para aumentar a interação com os participantes.

Pós-evento

Nesta etapa, você deve focar na emissão de certificados e em pesquisas de satisfação que possam apontar os acertos e os erros para um planejamento futuro. Os certificados são imprescindíveis para eventos científicos, nos quais a comissão deve identificar os autores e os avaliadores dos trabalhos na confecção dos documentos — impressos ou disponíveis na versão online. 

Já as pesquisas de satisfação são um instrumento para medir o impacto do evento sobre o público. Por isso, preocupe-se com o feedback e, se possível, faça-o por meio de plataforma digital. No entanto, não se esqueça de que esses questionários não dispensam os relatórios, os quais devem detalhar o processo em uma avaliação completa.

Neste texto, você descobriu qual é a importância de um planejamento e quais são as etapas que não podem faltar no seu checklist. Dessa forma, itens, como a equipe, a divulgação da solenidade e os orçamentos disponíveis, são essenciais para um ótimo desempenho.

Agora que você aprendeu por que a organização é indispensável e quais são as etapas de um evento, deixe o seu comentário no post sobre a sua experiência com produção de cerimônias!

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