5 dicas para fazer um orçamento impecável para seu evento

Os eventos empresariais têm os mais diversos objetivos e um dos passos mais cruciais a ser definido — o orçamento.

Organizar um evento que caiba nos custos estimados das organizações, por vezes, pode parecer um desafio e tanto. Mesmo parecendo uma tarefa difícil, algumas atitudes simples podem transformar os valores e criar grandes acontecimentos mesmo com despesas mais baixas.

O que você tem feito para definir e otimizar o seu orçamento de eventos? Confira 5 dicas para melhorar ainda mais essa ação!

1. Planeje com antecedência

Muitos eventos produzidos pelas empresas contam com calendário antecipado e podem ser planejados com antecedência. Ao organizar o orçamento de eventos assim, são obtidos melhores preços na contratação de produtos e serviços.

Com essa folga na agenda, é possível fazer mais pesquisas, orçar diversos locais e encontrar opções que ainda estejam disponíveis nas datas necessárias para seu evento.

Além de planejar com antecedência, sempre que possível, escolha datas menos concorridas para fugir da demanda de procura dos locais e fornecedores. Fazer eventos em épocas festivas pode aumentar consideravelmente os preços.

2. Considere o local do evento

Além de se preocupar com o período e datas, é importante pensar na localização, que pode ser um fator importante no orçamento de eventos. Um local perto da empresa e de fácil acesso diminui gastos com deslocamento e despesas com os colaboradores.

E mais do que custos, ao estar perto do local do evento, diminui-se o tempo que os funcionários passarão fora do trabalho, reduzindo também o dispêndio operacional dos eventos.

Ao estar em locais afastados, maiores são as chances de atrasos de palestrantes ou convidados, causando danos na programação e no planejamento inicial.

3. Negocie descontos por compras frequentes e pacotes

Se sua empresa costuma realizar diversos eventos durante o ano e conta com os mesmos fornecedores, vale a pena tentar negociar descontos e pacotes, diminuindo o preço.

Normalmente, é possível conseguir preços menores ao fechar uma espécie de combo com os fornecedores para serviços ao longo do ano.

Além de ser interessante para reduzir o orçamento de eventos, é vantajoso para o fabricante, assim ele terá mais um cliente fidelizado em seus serviços. A negociação vale para hotéis ou espaços onde serão as atrações ao longo do ano, fornecedores de bebidas e alimentos, prestadores de serviço de equipamentos e montagens, entre outras possibilidades.

4. Esteja preparado para imprevistos

Infelizmente, nem tudo acontece exatamente como o planejado e, por isso, é preciso estar preparado para imprevistos e contar com reservas financeiras para isso.

É de extrema importância fazer cálculos em relação ao orçamento de eventos e manter uma margem de erro e de segurança do custo total. Gastar todo o valor antecipadamente é um erro cruel. Reserve uma porcentagem dele, assim em casos de emergência não será preciso se desesperar.

5. Conte com voluntários

Ter voluntários pode te fazer economizar e otimizar o orçamento de eventos. Convide colaboradores e crie equipes voluntárias antes de recorrer a pessoais externos. Considere o que é possível oferecer para encorajar a participação e incentive os colaboradores com horas extras ou outros benefícios.

Treine os voluntários, mas não os deixe com tarefas que sobrecarreguem e que sejam de extrema dificuldade. Vale a pena ter equipes em credenciamento, recepção, distribuição de brindes, entre outras atividades.

Planejar e considerar o seu orçamento de eventos é de extrema importância para que as ocasiões especiais tenham tudo o que for necessário e não prejudiquem o fluxo de caixa empresarial.

Eventos são fundamentais para fortalecer a marca, incentivar o networking e motivar os colaboradores. Por isso, eles precisam ser planejados para que atinjam os objetivos e sejam benéficos para todos.

Como você tem feito o seu orçamento de eventos e seus planejamentos? Aproveite que agora você sabe um pouco mais sobre o tema e entre em contato conosco para conhecer nossas soluções para você!