Gestão de eventos: como um organizador pode otimizar o tempo?

🕗 Atualizado em 29/11/2019

Quando se trata de organização de eventos, otimização do tempo é fundamental. Afinal, quem não quer seguir o prazo e entregar mais qualidade na gestão de eventos?

Para resolver problemas rapidamente e dar conta da demanda de tarefas que são necessárias para o sucesso desse tipo de trabalho, é importante saber quais são as principais medidas que tornam a rotina mais ágil e mais eficiente. Vamos ajudar você nessa!

Para alcançar o objetivo de saber gerir um evento, administrando também o tempo, vale apostar nas plataformas de criação de site, na sofisticada divulgação por e-mail marketing, na automatização da inscrição, do pagamento e da emissão de diploma, e muito mais. Por isso, continue a leitura e acompanhe as dicas que separamos para você!

Utilize plataformas para organização de eventos

Para atingir o resultado desejado na gestão de um evento, pense no melhor caminho para chegar à soluções adequadas. Uma dica para quem quer tornar os processos mais eficientes é apostar nas plataformas de criação de sites.

Dessa forma, crie um portal interativo, funcional e com bom leiaute e que não seja complicado para os usuários. No mercado há várias marcas especializadas em criar tais plataformas, por isso, escolha um serviço que alinhe o orçamento ao poder de atração do público pelo portal on-line.

Gerencie a venda de ingressos e das inscrições

Para a organização de um evento, há melhorias tecnológicas que poupam seu tempo e dão maior comodidade aos participantes. Um exemplo prático disso são as plataformas de venda usadas na hora da inscrição. A ferramenta ajuda a criar categorias, como a de estudante ou de associado, com preços específicos de ingresso.

Além disso, a tecnologia ajuda a fazer uma listagem automática das pessoas que já efetuaram o pagamento ao se inscrever, diminuindo ou até mesmo descartando a necessidade da checagem manual no dia da solenidade. Essas plataformas ajudam a organizar o evento e a agilizar tarefas que tomariam o seu tempo e o tempo de sua equipe.

Programe envios de e-mail marketing do evento

Você deve conhecer esta máxima: não existe festa sem divulgação. O trabalho do organizador de evento, seja uma palestra, seja um aniversário de casamento, envolve divulgar com frequência informações específicas para atrair o público. Isso garante que todos os convidados e os demais envolvidos no evento estejam muito bem informados a respeito do grande dia.

Neste momento, esteja certo de que a tecnologia será sua melhor amiga. Por isso, programe e-mails marketing para a sua lista de convidados — o famoso mailing. Fazendo isso, você mobiliza o público em apenas um clique, e ainda economiza dinheiro para focar o que importa: responder às questões dos possíveis participantes.

Use intermediadores de pagamento

Sabe a dor de cabeça que o comprovante do pagamento bancário pode trazer para sua profissão, não é? Por isso mesmo, muitos organizadores apostam nas maquininhas que permitem pagar de forma on-line.

Há opções como PagSeguro, Moip e PayPal, que simplificam o trabalho para quem paga e também para quem recebe. E o melhor: ao final, você não precisará se preocupar em enviar uma confirmação de compra porque o serviço digital já encaminha um voucher para o e-mail do participante com os detalhes do pagamento da inscrição.

Automatize o envio do certificado

Assim como as maquininhas são úteis na vida do organizador, o processo automatizado de emissão de certificados é igualmente relevante para evitar correria no dia a dia. Como o nome já diz, a diferença no envio desse tipo de comprovante de participação é que isso não se dá manualmente.

Mas como isso funciona? Bem, existem sistemas que personalizam o certificado on-line e o enviam para o e-mail do participante. Ainda assim, se estiver em seu planejamento entregar a versão impressa no evento, é possível baixar o arquivo em PDF, imprimi-lo e entregá-lo diretamente à pessoa.

Invista no treinamento da equipe

Um evento bem-sucedido conta com uma equipe organizadora muito bem treinada e comprometida com a solução rápida de possíveis problemas. Para conquistar um time engajado como esse, é necessário investir tempo em treinamento e em reuniões periódicas antes, durante e depois do evento.

Mesmo que pareça perda de tempo, o treinamento anterior ao evento ajuda a equipe a entender os processos que serão aplicados durante o evento. As reuniões periódicas realizadas após o início do evento ajudam o time a reforçar esses processos e a enxergar possíveis falhas e gargalos que possam surgir e atrasar outros processos.

No fim do evento, é importante reconhecer as ações que tiveram efeito benéfico no evento e identificar possíveis erros que devem ser eliminados nas próximas edições. Esse feedback vai fazer um bem enorme para os seus próximos eventos. Não tenha dúvidas!

Opte pela terceirização de alguns serviços não essenciais

Cada evento vai ter uma equipe na qual cada membro terá funções definidas a desempenhar. Esse time precisa estar totalmente inteirado das diretrizes e dos processos a serem colocados em prática.

Porém, caso haja serviços que não sejam essenciais, mas que você gostaria de oferecer em seu evento, como recepcionista, cinegrafista, fotógrafo, auxiliares de limpeza, entre outros, pense na possibilidade de contratar freelancers ou terceirizados.

Essas formas de contratação vão fazer o seu evento ser menos dispendioso e não vão comprometer a qualidade e a organização do trabalho. Inclusive, se tiver problemas com esses profissionais, basta solicitar à empresa que forneça outra pessoa para realizar o serviço. Ou seja, não é necessário que você se desgaste com esse tipo de tarefa durante o evento.

Encontre um hotel que tenha uma infraestrutura adequada para o evento

Como você sabe, hotéis são ótimas opções para a realização de eventos, pois costumam disponibilizar auditórios e salas para reuniões com infraestrutura para que os convidados apresentem trabalhos e se comuniquem devidamente. Além disso, oferecem espaço suficiente para que os participantes se encontrem e conversem entre si.

Por mais que existam excelentes hotéis que se propõem a dar suporte para a realização de eventos, procure sempre um local que de fato esteja preparado para receber o seu evento.

Por exemplo, é interessante contar com um hotel que tenha uma equipe grande e que possa se inteirar da organização do evento sem prejudicar a rotina do hotel, e que disponibilize espaço para uma realização eficiente dos famosos coffee breaks.

Um hotel que tenha auditórios, salas de reunião com computadores e projetores e espaços para reunir os seus convidados vai tornar o seu evento mais organizado.

Viu como a organização de eventos pode ser mais simples com medidas igualmente simples? Neste artigo, você conheceu dicas de como organizar eventos e otimizar o tempo com tarefas automatizadas e processos bem definidos de trabalho.

Fazer uso de plataformas, utilizar serviços de automação da venda de ingressos e do envio de e-mail marketing, ter uma equipe bem treinada e um hotel com infraestrutura adequada são ações que contribuem muito na organização de eventos.

Entre em contato com Rede de Hotéis Mato Grosso para conhecer melhor a infraestrutura podemos oferecer ao seu evento!