Quer saber como deixar as suas reuniões mais produtivas?

Se encontrar com a equipe para definir metas, dar feedbacks, alinhar projetos, entre outros assuntos, é sempre importante para uma empresa. No entanto, para que esses encontros não se tornem muito cansativos e demorados, é fundamental se organizar e promover reuniões produtivas de verdade.

Pensando nisso, nós preparamos algumas dicas essenciais para deixar as suas reuniões mais interessantes e eficientes na sua empresa. Quer conferir? Então, continue a leitura e tome nota! Vamos lá!

Como fazer reuniões produtivas com sua equipe?

Apresente os objetivos

Toda reunião tem um objetivo, certo? Assim, parece até simples, mas é comum de chegar na sala e ver que quem está apresentando nem sempre consegue focar no assunto principal e acaba se perdendo. Isso é um erro grave e deixa o encontro desgastante e sem foco!

Por isso, antes de convidar a equipe, organize um roteiro, não fuja do foco e prepare todas as informações necessárias com antecedência.

Estabeleça tempos de duração

Se marcou uma reunião, cumpra o horário combinado, tanto para começar, como para finalizar. Descumprir isso pode causar um mal-estar entre os colaboradores e, até mesmo, atrapalhar suas atividades diárias.

Além disso, reuniões produtivas não significam que tenham que demorar muito. Portanto, utilize o tempo que achar preciso, desde que o conteúdo seja necessário.

Trabalhe com imagens, gráficos e vídeos

Hoje, a tecnologia conta a nosso favor e, sem dúvidas, há ferramentas que podem deixar suas reuniões produtivas, muito além de simples bate-papos com a equipe. Portanto, prepare um material interessante e que cative a atenção dos participantes. Gráficos são excelentes para mostrar resultados e demonstrar históricos e cenários futuros.

Fotos e vídeos costumam motivar e cativar as pessoas, de uma forma muito mais eficiente do que uma conversa, por exemplo.

Evite sermões e ironias

Falas e apresentações muito longas nem sempre são agradáveis, ainda mais quando são verdadeiros sermões. O mesmo vale para ironias em excesso. Certamente, descontrair o ambiente pode ser uma estratégia legal e que prenda a atenção dos participantes, mas sem exageros.

Busque sempre ir direto ao assunto e trabalhar os objetivos estabelecidos. Se surgirem dúvidas, questionamentos e sugestões, aí sim, é recomendado entrar em mais detalhes. Fora isso, seja breve!

Escolha lugares agradáveis

A sala de reunião é sempre útil, mas se a ideia for realizar encontros frequentes, tente alternar um pouco de lugar. Uma dica é buscar por ambientes mais leves e que quebrem aquele gelo do trabalho. Um café, o bar de um hotel, uma biblioteca ou um restaurante são alguns exemplos simples, práticos e que podem render muito mais resultados.

Quais as outras dicas importantes para reuniões produtivas?

Além das dicas acima, para garantir reuniões produtivas de fato, lembre-se sempre de realizar a ata ao final e compartilhá-la com todos os demais integrantes. Por fim, é muito importante incentivar a participação da equipe, pedindo sempre assuntos novos e realizar anotações. Sempre faça acompanhamentos com os dados e informações geradas a cada encontro.

Enfim, tornar as reuniões produtivas é um trabalho contínuo e que se deve sempre buscar novas ideias, lugares e objetivos. Elas são importantes para integrar as equipes, entender as dificuldades e necessidades, além de alinhar os objetivos e metas da empresa.

Curtiu? Tem alguma ideia, sugestão ou dúvida? Então, compartilhe conosco e deixe o seu comentário abaixo também!