Festa de formatura: 5 dicas para uma comemoração inesquecível!

🕗 Atualizado em 03/09/2020

Cada vez mais as escolas e universidades estimulam seus alunos a realizarem festa de formatura. Um evento único para comemorar o fim de um grande ciclo, esse momento precisa ser registrado nas memórias dos alunos para mantê-los motivados na nova etapa da vida.

No entanto, nós sabemos que planejar uma festa de formatura pode ser um grande desafio. É preciso determinar o número certo de convidados, disparar convites e realizar orçamentos complexos para que todos sejam contemplados pelos seus desejos e necessidades.

Para ajudar você, nós desenvolvemos as melhores dicas sobre como montar uma formatura que proporcione momentos inesquecíveis aos alunos. Boa leitura!

1. Tenha uma comissão de formatura

Hoje, muitas turmas não apresentam comissões de formatura, responsabilizando somente um aluno para dar conta de todos os acordos. Isso acaba gerando inconsistências nos orçamentos, além de uma sobrecarga desnecessária que pode causar estresse e ansiedade em todos os alunos.

Para que isso não aconteça, você pode estimulá-los a criar uma comissão de formatura, por menor que seja. Assim, fica fácil realizar com eficiência todas as etapas para construir um evento inesquecível. Indo mais além, existem diversos fornecedores que oferecem descontos para turmas maiores e organizadas, aumentando o custo-benefício da comemoração.

2. Determine o estilo da festa de formatura

Depois de formar a comissão, você precisa determinar o estilo do evento. Isso porque é somente depois de definir qual festa será criada que você poderá orçar e fazer um bom controle de gastos. Mas, então, o que precisa ser observado para fazer uma escolha eficiente?

Bom, a comissão de formatura deve levantar informações sobre os gostos de cada aluno, encontrando um estilo de evento que corrobore com a personalidade da maioria. Nesse sentido, se os estudantes gostam de balada, o indicado é uma comemoração sem jantar, somente o baile com DJ e bar.

3. Faça um controle de gastos

Você lembra que comentamos sobre a importância de controlar os gastos? Pois é, depois de determinar o estilo ideal, é fundamental estipular um orçamento médio com base no perfil da turma. Se o evento se refere à formação de graduandos, investir em festas com um orçamento flexível é uma boa alternativa.

A nossa dica de ouro é utilizar planilhas no Excel para construir uma previsão de gastos, considerando aluguel do espaço, bufê solicitado, decoração, música ou atrações e número de convidados. Isso traz um panorama sobre a festa que auxilia na construção de um evento memorável e, é claro, sem prejuízos.

4. Defina a quantidade de convidados

Você já determinou o modelo de evento e estipulou uma média de custo? Bom, agora está na hora de decidir quantos convidados serão aceitos por estudante. Essa pequena atitude traz mais controle sobre os orçamentos e permite uma boa organização de cada aluno, já que podem escolher quem serão seus convidados especiais.

Aqui, é fundamental ter em mente o valor estipulado para comida e bebida, evitando ultrapassar a quantia determinada. No entanto, caso seja uma festa sem serviços alimentícios, o cálculo pode ser feito com base no tamanho da turma e no local em potencial.

5. Escolha a data e o local

Para concluir as nossas dicas, não poderíamos deixar de falar da escolha da data e do espaço, não é mesmo? Com os custos prévios em mente, fica mais fácil definir um local de qualidade que corrobora com o orçamento da comissão e supre as necessidades dos alunos.

Para fazer uma boa escolha, busque uma data que seja pelo menos um mês depois da colação de grau. Esse espaço é fundamental para que os alunos que ainda não sabem se receberão seu diploma possam participar do grande evento.

Você percebe como não precisa ser um desafio planejar uma festa de formatura inesquecível? Lembre-se de estimular a criação de uma comissão de formatura para dividir as responsabilidades, determinar um estilo de evento e fazer um bom controle de gastos para não ter surpresas desagradáveis, ok?

E então, gostou das nossas dicas? Aproveite para entrar em contato conosco e conhecer o nosso espaço para eventos!