Conheça os 8 principais equipamentos para utilizar em eventos

🕗 Atualizado em 03/09/2020

Muitos são os pontos a refletir para que uma cerimônia saia exatamente como planejada. É importante pensar em fornecedores, divulgação, organização e nos principais equipamentos para eventos.

Os instrumentos — a exemplo de mesa de som, projetores, gerador e aplicativo de check-in — são necessários para estruturar corretamente o local, dar conforto e oferecer excelentes experiências aos participantes.

Nesse texto, saiba quais são os equipamentos que devem fazer parte da sua lista de organização e planejamento e descubra quais são as melhores dicas na hora de montar a infraestrutura da cerimônia. Comece a leitura e tire todas as dúvidas sobre o que não pode faltar no grande dia!

Quais são as melhores dicas para escolher os equipamentos?

Antes de conhecer a lista de equipamentos indispensáveis para o seu evento, é preciso estar por dentro de três valiosas dicas que ajudam nessa tarefa. Para começar, avalie a qualidade e capacidade técnica das tecnologias.

A aquisição ou o aluguel de produtos gera um custo adicional para o planejamento da convenção. Então, é melhor gastar com material resistente do que economizar em um primeiro momento, mas ter dor de cabeça e novos custos depois.

Nesse sentido, procure investir em mão de obra qualificada para manusear os equipamentos, pois muitos deles têm uma série de técnicas específicas que são dominadas por um staff capacitado. Por fim, caso você necessite alugar o material, conheça a fundo as regras contratuais e diminua os imprevistos ao longo do evento.

Que equipamentos são imprescindíveis em eventos?

Nem sempre os produtores sabem com que equipamentos contar para obter sucesso nas convenções. Após avaliar a capacidade técnica, dispor de mão de obra qualificada e conhecer as regras contratuais, saiba que computadores, mesa de som, projetores, gerador e aplicativo de check-in são importantes para um evento fenomenal.

1. Computadores ou notebooks

Os computadores são essenciais para eventos. Neles, ficam armazenadas todas as informações dos participantes, a organização de arquivos e as apresentações digitais que serão compartilhadas com o público.

É fundamental utilizar máquinas com bom desempenho para não correr o risco de perder arquivos durante a realização do evento. O computador ainda pode ser necessário para o credenciamento do público ou a realização de vendas de ingressos na hora. Por isso, tenha sempre boas máquinas à disposição!

2. Som

Toda a parte de sonorização inclui equipamentos para eventos que não podem faltar no seu checklist. É essencial contar com microfones para os palestrantes, mesas de áudio e caixas que controlarão o som de todo o ambiente.

A parte sonora bem-feita garantirá que todos ouçam a programação, música ambiente e qualquer comunicado que for repassado aos participantes. Cuide para ter esses equipamentos e uma equipe que saiba operá-los em caso de problemas ou ruídos.

3. Telões e projetores

Se o seu evento contar com apresentações e palestras, é importante ter televisores, telões ou projetores para que o público acompanhe o conteúdo compartilhado. Pense no tamanho do espaço em que será realizado o seu evento e, então, invista nos equipamentos.

Avalie o local para que cada recurso possa ser instalado corretamente, de forma que o público tenha uma experiência completa.

Também é bacana que os palestrantes tenham passadores de slides, pois dão independência para que a apresentação seja feita por todos os lados da sala ou do palco, tornando a atividade mais dinâmica e ágil.

Vale a pena pensar, também, em utilizar Flip Charts — blocos de cavaletes — que possibilitam escrever insights e fazer anotações ou desenhos durante a apresentação.

4. Câmera fotográfica

É importante registrar seu evento, tanto para divulgação quanto para guardar as memórias do que aconteceu, não é mesmo?

Por isso, coloque as câmeras fotográficas na lista de equipamentos para eventos. Se sua empresa realiza muitas programações internas ou externas, pode ser interessante investir em um equipamento próprio.

Se possível, utilize uma câmera que consiga captar boas imagens. Se ninguém na sua equipe for capaz de desempenhar essa função, contrate empresas especializadas em cobertura de eventos — mas não deixe esse item de fora!

5. Equipamento de filmagem

Da mesma maneira que o equipamento para captar imagens, as filmadoras se tornaram indispensáveis para uma convenção de sucesso. São vários os motivos para adquirir ou alugar tal equipamento, pois ajuda a construir uma base de vídeos para a divulgação do evento e auxilia no armazenamento de informações sobre as palestras e atrações.

Invista em uma câmera Full HD que tenha microfone de grande alcance, o que substitui um equipamento de captação de áudio, e já venha com tecnologia de flash para controlar a iluminação dos ambientes interno e externo.

6. Gerador

Mesmo com tudo planejado, imprevistos podem acontecer. Por isso, é sempre bom estar preparado para eles, certo? Ninguém quer correr o risco de ter um evento interrompido por uma eventual queda de energia. Logo, é bacana ter um gerador de backup de energia.

Além de apagar a iluminação local, uma queda de energia pode comprometer o funcionamento de alguns aparelhos. Esse tipo de ocorrência pode ser evitado com o gerador.

Por isso, vale a pena providenciá-lo ou, se possível, escolher um espaço que já ofereça a máquina — como é o caso das salas para evento deste hotel, as quais vêm, ainda, equipadas com telões, microfone, caixas de som e datashow.

7. Leitor de código de barras

Já pensou em usar leitor de código de barras no seu evento? A ferramenta ajuda a secretaria a verificar a inscrição dos participantes, automatizando o processo manual e dando menos margem a erros.

O instrumento, que atua junto com o computador, armazena os dados do inscrito em uma plataforma, que cria um código de barras e o envia aos e-mails dos convidados. Com isso, você agiliza a recepção e gerencia melhor o fluxo de pessoas no dia do evento, sem precisar alocar uma grande equipe nessa etapa.

8. Aplicativo de check-in

Outra opção — que não necessariamente é um equipamento e, sim, um software — para o controle da recepção é o aplicativo de check-in. A tecnologia pode substituir o leitor de código de barras por uma aplicação que transforma o credenciamento com a leitura online do QR Code.

Sabe como funciona essa tecnologia? A resposta é simples: o aplicativo dispensa uma grande equipe na hora do credenciamento e deixa nas mãos dos inscritos o processo de check-in no evento. Como resultado, os organizadores poupam tempo e economizam com a aquisição de um leitor de barras.

Os equipamentos para eventos são fundamentais para o bom funcionamento das atividades e devem ser solicitados com antecedência aos parceiros. Dependendo do caso, pode ser interessante que sua empresa tenha equipamentos próprios.

E então, curtiu nossas dicas? Já incluiu todos esses equipamentos para eventos em seu planejamento? Para aprofundar mais os seus conhecimentos sobre o tema, aprenda como mensurar o sucesso da sua próxima convenção!