Planejamento de eventos: 6 dicas para um evento de sucesso

O segredo para o sucesso de um evento, independentemente de seu tamanho ou duração, é o bom planejamento de eventos. Planejar e se organizar é essencial para que todos os detalhes estejam alinhados e todos os objetivos sejam cumpridos da melhor forma possível.

Você sabe alguns importantes passos que deve seguir para realizar um evento? Confira 6 dicas e faça um excelente planejamento de eventos!

1. Defina os objetivos

Antes de iniciar o planejamento de eventos é preciso definir os objetivos que quer alcançar. Eles precisam estar alinhados à estratégia da empresa e é preciso saber o que se espera com a realização.

A partir dessas definições será possível tomar os próximos passos, como formato, público e quaisquer outras informações relevantes para o acontecimento.

2. Defina o orçamento

Para um bom planejamento, é preciso ter definido quanto você pode gastar. A verba definida vai decidir sobre escolhas de espaços, decoração e buffet.

Faça cotações, anote todos os gastos em planilhas e guarde todos os comprovantes de pagamentos e solicitações. Esses documentos são muito importantes em caso de problemas futuros.

Após definir sua verba, é interessante buscar patrocínios e parcerias. Além de conseguir mais capital para o seu evento, é possível negociar brindes, shows ou quaisquer outras atrações. Para o patrocinador, é uma ótima forma de conseguir se divulgar e para o organizador, uma chance de obter mais investimento.

3. Escolha a data e o local do evento

Após saber o valor que pode ser investido, o próximo passo é definir data e local em que será realizado.

É importante pensar em qual vai ser o seu público para definir as datas. Se seu público for um segmento mais específico, vale a pena realizar durante a semana, mas se a ideia for atingir um grande público, considere os finais de semana.

Além disso, sempre pense nos eventos anuais do calendário, como festas regionais e feriados, para que seu evento não sofra nenhuma interferência de outro acontecimento.

Depois da data, escolha um local. É importante um espaço com infraestrutura e bem localizado. É essencial planejar com antecedência para que tenha opções de locais disponíveis para sua data escolhida.

4. Contate fornecedores

Para o planejamento de eventos ser feito com sucesso é essencial o bom contato com os fornecedores. Faça pesquisas e cotações e decida o que precisa para a realização do seu evento.

Equipamentos de áudio, vídeo, fotógrafos, brindes, buffet e qualquer outra necessidade devem ser cotadas e contratadas com antecedência. Tenha sempre uma segunda opção em caso de algum imprevisto com os fornecedores.

Tenha fornecedores em quem possa confiar e estabelecer uma relação de parceria para eventos e necessidades futuras. Seja transparente com o que espera e negocie tudo dentro de suas possibilidades.

5. Divulgue seu evento

As pessoas só irão ao seu evento se souberem sobre ele. Por isso, a divulgação é um momento essencial para o planejamento de eventos.

Invista na sua comunicação e no marketing digital, segmentando para atingir o público que busca alcançar. Envie e-mails, utilize as redes socais e abuse da tecnologia! Além disso, produza conteúdo sobre os temas abordados e aumente ainda mais a sua rede.

6. Invista no pós-evento

O planejamento de eventos não acaba com o fim do acontecimento. Utilize o pós-evento para agradecer a presença, estabelecer relações com seu público e colher feedbacks.

Faça pesquisas de satisfação e saiba o que o público achou do seu evento e dos serviços prestados nele. Os participantes darão ideias e visões importantes para os próximos eventos!

O planejamento de eventos não é uma tarefa fácil, mas quando feito de forma organizada e adequada é extremamente gratificante ver tudo acontecendo da melhor forma possível, não é mesmo?

Você já participou de algum planejamento de eventos? O que achou de nossas dicas? Aproveite e saiba sobre como escolher um hotel, que pode ser um local perfeito para seu evento!