Confira o passo a passo para organizar um congresso de sucesso

Organizar um congresso é um grande desafio para quem produz eventos. Os congressos são eventos completos, com extensa programação, e reúnem públicos do mesmo setor que estão dispostos a aprofundar-se em um tema específico.

Por isso, é preciso seguir alguns passos para que um congresso saía dentro do esperado e que o evento seja um grande sucesso.

Você já esteve presente na organização de um congresso? Confira algumas dicas para que seu evento seja sempre lembrado de forma positiva!

Faça um bom planejamento

Faça um levantamento de todas as tarefas que precisam ser realizadas, defina prazos e delegue responsabilidades para a equipe. Defina datas, objetivos, público-alvo e orçamento disponível para o evento.

Além disso, desenvolver identidade visual, entrar em contato com fornecedores e estabelecer parcerias são itens fundamentais do planejamento e vão fazer com que o andamento da organização do congresso seja fluído.

É importante ter uma boa comissão organizadora para que as responsabilidades sejam bem divididas.

Defina os palestrantes

Organizar um congresso está diretamente ligado com o conteúdo que se pretende apresentar nele. A troca de experiências entre os participantes é sempre muito importante nesses eventos, mas ter nomes de peso é relevante para os congressos.

Para atrair seu público é essencial que os palestrantes sejam muito bem escolhidos e estejam alinhados aos objetivos do congresso.

Selecione profissionais renomados do mercado, que atuem com o assunto abordado e que tenham reais experiências e casos de mercado. Defina profissionais que agreguem e levantem discussões interessantes para o público.

Divulgue o congresso

Para atrair seu público é muito importante fazer a boa divulgação do seu evento. Não poupe esforços para fazer bons materiais que vão engajar e chamar o seu público.

Divulgue o conteúdo, os palestrantes e dê notícias sobre o assunto para aguçar a curiosidade do público. Utilize e-mails, redes sociais e abuse da tecnologia.

Além disso, tenha um site próprio para o congresso. Assim, será mais fácil divulgar conteúdos, receber submissões, vender ingressos e aumentar a credibilidade do evento.

Incentive a submissão de trabalhos

A rotina de um congresso também inclui a tarefa de receber trabalhos de diversos estudantes ou profissionais que deverão ser selecionados para compor a programação.

Divida temas e trilhas e incentive que os participantes enviem seus trabalhos. Aposte em plataformas especializadas e torne mais simples as regras do processo de envio.

Organize a grade de horários

A programação do congresso deve ser definida com exatidão e tem de ser feita com antecedência melhor organização dos participantes.

Como um evento desse porte envolve muitas atividades, estruture sua grade de horários de forma a não torná-la maçante para o público e garanta o aproveitamento máximo da programação.

Leve em conta momentos como a abertura, atividades de mesas de debate, palestras, apresentações de trabalhos, coffee break, networking, lançamento de livros, sorteios de brindes e encerramento.

Nos dias do evento é importante que a equipe controle o tempo e faça com que tudo aconteça conforme o divulgado na programação.

Tenha um plano de ação

A melhor parte de organizar um congresso é vê-lo acontecer e colocar em prática tudo o que foi planejado durante a produção.

Tenha planos para os dias que antecedem os eventos e inclua montagem de estrutura, recebimento de equipamentos e finalização de detalhes técnicos.

Nos dias do congresso fique atento à recepção e credenciamento do público, direcionamento dos convidados, interação com palestrantes, entre outros detalhes. Sempre faça reuniões com a equipe e garanta que todos estejam inteirados de suas funções.

Emita certificados

Os participantes valorizam muito os certificados de participação nos eventos. Por isso, faz parte do planejamento pensar na emissão desses documentos.

Além dos certificados, divulgue os conteúdos apresentados nas sessões e disponibilize todos os materiais do evento, a fim de que aqueles que não compareceram tenham acesso, mas também para o nome do seu congresso ser ainda mais divulgado.

Organizar um congresso requer planejamento e muita dedicação de todos os membros da comissão para que tudo saia dentro do esperado e o evento seja bem-sucedido.

Você já esteve em uma equipe com a tarefa de organizar um congresso? Gostou das dicas? Coloque-as em prática no próximo evento que realizar! Aproveite e assine nossa newsletter para não perder nenhum de nossos conteúdos.