Confira 10 dicas para organizar um evento beneficente

🕗 Atualizado em 21/10/2019

Você sabe como organizar um evento beneficente? Neste texto, entenda os segredos dessa cerimônia, que pode servir para vários propósitos, desde a captação de recursos até a divulgação de trabalhos, passando pela conscientização de determinadas causas.

De forma geral, são muitos os eventos que podem ser realizados nessa categoria, como bazares, exposições, saraus, jantares e shows. No entanto, assim como qualquer outra festividade, é preciso planejar e traçar estratégias para que o encontro atinja seus objetivos.

Para tornar o trabalho mais ágil e, principalmente, bem-sucedido, reunimos as 10 melhores dicas — a exemplo de definir o público, buscar patrocinadores, estipular o orçamento e encontrar o local ideal — para você organizar o evento beneficente com a sua equipe. Comece a leitura para tirar todas as dúvidas sobre o assunto!

1. Organize o orçamento

Os eventos são uma ótima maneira de chegar a um objetivo e promover uma ideia, seja a curto prazo, seja pensando no futuro. Da mesma forma, uma cerimônia com fins beneficentes ajuda a captar recursos em defesa de uma ideia e conscientizar o público sobre uma causa social. Mas, independentemente da proposta, é preciso pensar no orçamento.

Não é à toa que este é o primeiro item da sua checklist, pois a organização financeira é primordial para que a festa tenha a cara da sua equipe e, o mais importante, que ela consiga cumprir as metas estipuladas.

Para agir de forma profissional, verifique os gastos de cada atividade, desde o pré-evento (reserva de local, divulgação dos trabalhos e definição do cronograma) até o pós-evento (com o feedback dos participantes e o relatório completo da festa).

2. Defina públicos e causa

Para um evento beneficente é essencial saber a qual público se quer chegar e, por outro lado, com qual objetivo se quer defender uma ou várias causas.

Nos momentos em que as empresas participam do evento, é preciso estar atento à escolha da bandeira defendida, desde que ela tenha a ver com a missão e os valores das organizações.

Ao definir o público e a causa do evento, planeje de forma certeira os objetivos da cerimônia e busque as estratégias corretas ao longo da organização para manter um canal de comunicação direta com a instituição.

3. Escolha o nome e a data

A esta altura, você terá definido os principais propósitos do seu evento. Com uma ideia bem formada sobre tal ponto, escolha junto à equipe o nome e a data em que ocorrerá o encontro. Lembre-se de que o título é impactante para os participantes e deve se ligar aos objetivos da festa.

4. Busque patrocinadores

Para organizar uma cerimônia de sucesso é essencial contar com bons parceiros e patrocinadores. Dessa forma, grande parte das necessidades pode ser obtida sem custos financeiros, o que é essencial, já que o evento beneficente não pode gastar muito em sua execução.

Corra atrás de parceiros que compartilham da causa e estejam engajados com o seu objetivo. Pode ser para aluguel do espaço, alimentos e bebidas, atrações musicais, brindes, tudo pode ser conquistado por meio de parcerias.

Vale lembrar, contudo, que todo patrocínio busca uma contrapartida, logo, as empresas terão divulgação e certa visibilidade no evento.

5. Escolha a identidade visual

Com a lista de patrocinadores e os objetivos bem definidos, é hora de pensar na identidade visual da cerimônia. Assim como o nome, a causa e o público a ser atingido, esta é uma etapa imprescindível para eventos beneficentes, uma vez que é por meio da construção visual que os participantes terão o primeiro contato com a festa.

6. Planeje a divulgação

Para seu evento beneficente ter público, é preciso que ele seja divulgado, afinal, de nada adianta planejar uma ação e ninguém comparecer, não é mesmo? Conversando com a equipe e de olho nos objetivos e público da cerimônia, escolha o meio para fazer a comunicação da festa.

Há várias estratégias para divulgar o evento, mas a internet e, principalmente, as redes sociais, o e-mail marketing e os links patrocinados podem ser os mais acessíveis e corriqueiros para chegar até os participantes.

Não deixe, porém, de entrar em contato com jornais, TVs, assessorias e rádios locais. Aproveite também os patrocinadores para difundir o cronograma de atrações.

7. Defina um local

Localização é um dos pontos mais importantes, já que é um fator que contribui para a adesão do público. Fique atento ao espaço para que seja de fácil acesso, perto de transporte público e, se possível, com estacionamento.

Além disso, escolha lugares que tenham segurança, capacidade para todos os equipamentos, acessibilidade para os mais diferentes tipos de perfis de participantes e que sejam agradáveis para a experiência do público. 

Não se esqueça de olhar o local atentamente e de reservá-lo com antecedência, afinal, muitas casas podem ser bastante disputadas em certas épocas do ano.

8. Conte com boa equipe

Um evento beneficente não é feito sozinho, por isso, é importante contar com uma boa equipe para que nenhum detalhe seja deixado de lado. Divida as atividades entre todos e tenha pessoas cuidando das finanças, divulgação, logística, execução e prazos. Conte também com bons parceiros para a recepção.

É essencial receber bem os participantes, cadastrando-os para futuros contatos e deixando todos à vontade. Promover um evento pode ser muito vantajoso para angariar fundos, divulgar marcas e cumprir diversos papéis importantes para a sociedade.

9. Planeje a venda de convites

O item anterior nos traz a este: é necessário planejar com a equipe a venda dos convites. E sabe por que deixar isso claro é tão importante para o desenrolar da cerimônia? A resposta é simples, pois normalmente a maior parte da renda que é convertida para fins beneficentes provém dos ingressos.

Estipule o valor dos bilhetes e, sabendo de qual público se trata, descubra qual é a melhor forma de distribuir os passes, seja presencialmente, seja por meio de plataformas digitais. Defina, antecipadamente, a equipe responsável pela saída dos convites para evitar dores de cabeça na hora de contabilizar os ganhos e os gastos do evento. 

10. Invista em atrações criativas

Os produtores sabem da importância de um cronograma afinado com os objetivos do evento. Escolhendo a temática da solenidade, pense nos possíveis convidados. Para angariar fundos ou conseguir divulgar um trabalho de impacto social, conte com atrações criativas e igualmente relevantes para o público da cerimônia.

Neste conteúdo, você aprendeu quais são os pilares que organizam o evento beneficente, cujos propósitos podem ser desde angariar recursos em prol de uma causa até divulgar trabalhos relevantes socialmente. Nesse sentido, ter um orçamento, definir os objetivos e contar com patrocinadores são ações que tornam a cerimônia incrível. 

Assim, para que a festa saia como esperado, é sempre importante seguir estas 10 dicas primordiais. Você ou sua empresa já organizaram ou participaram de algum evento beneficente? Aproveite nossas dicas e planeje o seu próximo encontro com maestria.

Quer aprender mais sobre como organizar um evento beneficente? Siga nossos perfis nas redes sociais e saiba de tudo em primeira mão! Estamos no Facebook, Instagram e YouTube.