Como fazer um excelente pré-evento e quais as suas vantagens?

O sucesso de um evento depende de uma série de fatores: engajamento da equipe e dos participantes, boa organização, bons fornecedores, ambientalização adequada etc. A lista é bastante longa. No entanto, uma etapa da preparação desse processo é fundamental e pode fazer com que eles sejam muito mais bem-sucedidos: o pré-evento.

O pré-evento é o momento em que a organização é efetivamente feita, é quando ocorre o planejamento das etapas que farão com ele ocorra sem intercorrências. Além disso, pontos cruciais, como a divulgação do evento, ocorrem durante esse período. As inscrições dos participantes também são feitas nesse momento e, por isso, é necessário que boas metodologias sejam aplicadas para evitar problemas.

Como podemos ver, o pré-evento é uma etapa que requer muito cuidado, atenção e certa logística, tudo em prol do bom funcionamento dos processos e do sucesso do resultado. Não sabe ainda como criar o alicerce do seu evento? Não se preocupe! A seguir, veremos alguns pontos para garantir que tudo saia como o planejado. Boa leitura!

Faça um bom planejamento no seu pré-evento

Um planejamento eficaz é fundamental para qualquer evento que você esteja organizando. Por isso, capriche no uso de checklists e planilhas que contem com as informações e passos que devem ser dados até alcançar o objetivo final. Não deixe nada de fora de sua lista e risque os itens conforme eles forem resolvidos.

Defina a data e a hora

Esse é um dos pontos mais importantes do planejamento de um evento. Para isso, considere alguns pontos importantes, como: o clima do dia escolhido; a disponibilidade dos convidados; o tempo necessário para que eles se desloquem de seus trabalhos ou residências até o evento; entre outros.

Pense na localização

O local do evento é quase tão importante como o próprio momento da festa. Escolha ambientes bem localizados, em regiões centrais e seguras e com fácil acesso para todos. Além disso, o espaço deve comportar todos os convidados confortavelmente, evitando aglomerações desnecessárias.

Verifique se a documentação do local escolhido está correta

Outro ponto muito importante é a verificação da documentação do local. Após escolhê-lo, verifique se tudo está em ordem para evitar surpresas desagradáveis em cima da hora. Isso garantirá não só a eficácia de seu evento, mas a segurança de todos os convidados.

Antecipe os imprevistos

Infelizmente, imprevistos acontecem. O importante é tentar antevê-los para, então, ter na manga as opções para resolvê-los, caso seja necessário. Por isso, faça também uma lista de todos os possíveis erros que podem ocorrer, tome medidas para evitá-los e crie planos B para caso, ainda assim, algo dê errado.

Gostou das dicas para a elaboração de um bom pré-evento? Com elas, você conseguirá se organizar muito melhor e garantirá o sucesso do evento que está planejando. Portanto, siga tudo à risca e aproveite!

Ficou com alguma dúvida sobre alguma das etapas da organização do pré-evento? Gostaria de dicas mais diretas? Tem alguma sugestão? Em qualquer um dos casos, não hesite em entrar em contato conosco e conversar com algum membro de nossa equipe. Aguardamos a sua mensagem!