Checklist de eventos corporativos: descubra o que não pode faltar

Uma cerimônia é um prato cheio para as empresas, já que pode gerar resultados positivos rapidamente. Porém, é preciso ter em mente o nome, a data, o local, o público-alvo e a infraestrutura do encontro organizacional. Nesse sentido, é essencial entender o que não pode faltar em um checklist de eventos corporativos.

Além disso, compreender a importância de fazer um planejamento e de ter todas as informações em uma planilha bem como saber o que é indispensáveis para o encontro são itens que não podem ser deixados de lado. Continue a leitura e tire suas dúvidas sobre o assunto!

Qual a importância de fazer o planejamento?

Entre os produtores de eventos não há quem discorde de que a organização é fundamental. Antes de bater o martelo, é necessário registrar os principais pontos do encontro, desde o nome da solenidade até a descrição detalhada de cada atividade. 

Com um checklist detalhado, você consegue ter controle sobre todas as etapas do acontecimento sem exceder a verba prevista e mantendo a boa reputação da empresa. 

Quais os itens indispensáveis no checklist?

Orçamento, nome, data e temática

Em primeiro lugar, você deve estipular a quantia destinada ao evento para, só então, organizar a programação. Depois de saber o quanto se pode gastar e o quanto se pretende ter de retorno, defina o nome, as possíveis datas e a temática a ser discutida.

Em relação ao nome, encontre um que possa ser facilmente memorizado, afinal, é por meio dele que as pessoas terão o primeiro contato com a solenidade. Determine temas que estão em alta no mercado e os relacione aos objetivos da cerimônia.

Público e objetivo

O público e o objetivo estão lado a lado na elaboração de um evento, pois o planejamento de ambos está ligado ao resultado da cerimônia, em curto e em longo prazo. É preciso calcular a quantidade de participantes de acordo com o local, para que o número de inscritos não ultrapasse a lotação máxima.

Local

O próximo passo é escolher o espaço para a festividade. Seja criterioso ao visitar os locais, verificando como está a limpeza, o quadro de luz, a recepção dos convidados, a copa, o sistema de refrigeração e os banheiros. Para optar pelo espaço mais adequado, pese os benefícios e as desvantagens de cada local visitado e não deixe de considerar a localização.

Atrações

Por fim, é hora de ajustar os últimos detalhes para ter um evento de sucesso: defina a lista de atrações e prepare o convite para os participantes. Determine como será a divulgação do evento, defina o cronograma da solenidade, especifique os materiais de apoio (brindes, kit do convidado, vídeo de divulgação etc.) e escolha a equipe de sonorização, iluminação e infraestrutura.

Tenha clareza em relação ao foco do encontro para não perder tempo com tópicos menos importantes em vez de enfatizar os que são indispensáveis. Uma última dica envolve a descrição, que deve ser bastante precisa ao nomear o responsável pelas atividades. Assim, você determina o papel de cada pessoa no processo de organização do evento.

Neste post, você aprendeu o que não pode faltar no checklist de eventos corporativos. Além disso, descobriu por que a organização é a base de qualquer cerimônia e a grande responsável pelo impacto positivo nos negócios.

Agora que você sabe tudo sobre checklist de eventos corporativos, entenda por que o local do evento é essencial para o sucesso da solenidade!